Los viajes de negocios suelen causar bastante estrés, pues a los trámites y las posibles complicaciones que puede ocasionar cualquier tipo de viaje debemos añadir que tenemos que cumplir unos horarios y seguramente celebrar unas cuantas reuniones. Planificar el viaje teniendo en cuenta los detalles e intentando anticipar los posibles imprevistos será la llave para que tengamos éxito.

Cómo planificar un viaje de empresa

¿Quieres organizar un viaje de negocios sin olvidarte de nada? Una opción para planificar un viaje de empresa es elaborar una lista a modo de plantilla en la que podamos ir verificando todos nuestros pasos:

1. Vuelos y documentación

En primer lugar, debemos asegurarnos de que toda nuestra documentación está en regla, no podemos permitirnos el lujo de viajar con el DNI o el pasaporte caducado, si tenemos que renovarlo la gestión nos llevará unos días, así que mejor tenerlo previsto de antemano.

Por otro lado, dependiendo de la zona del mundo a la que viajemos necesitaremos aportar un tipo u otro de documentación. Si viajamos dentro del espacio Schengen, únicamente será necesario que llevemos nuestro carnet de identidad en regla.

El resto de países, por lo general, te requerirá el pasaporte, actualmente hay países que solo admiten el pasaporte electrónico. Otros te exigirán además un visado, en ocasiones puedes comprarlo al llegar al aeropuerto de origen, pero el procedimiento normal es acudir al consulado del país en cuestión  rellenar un formulario y pagar las tasas correspondientes.

Si viajas a países como Arabia Saudí los requerimientos se multiplican, hasta el punto de que existen empresas especializadas exclusivamente en las gestiones necesarias para viajar a este país. Hay que prepararlo con meses de antelación, necesitaremos una carta de invitación de una empresa de Arabia Saudí sellada por su ministerio de economía, una solicitud de visado y un formulario que debe ser rellenado en árabe.

Si vamos a conducir nosotros mismos debemos contar con el carnet de conducir internacional también en regla. Debemos contar con las tarjetas de salud apropiadas y, como en cualquier viaje, nunca está de más contratar un seguro de viaje y un seguro de salud privado. Y comprobar si necesitamos ponernos algún tipo de vacuna especial para entrar en el país al que viajemos.

Una vez que tenemos la documentación en regla ya ha llegado el momento de reservar los vuelos. Si eres un viajero frecuente, no olvides consultar las condiciones de las aerolíneas pues normalmente ofrecen descuentos y tienen un sistema de puntos.

2. Preparando el equipaje

Normalmente los viajes de negocios no suelen tener mucha duración así que lo más seguro es que no tengas que facturar maletas y te puedas arreglar con el equipaje de mano. Procura elegir una maleta cómoda, las hay rígidas de materiales ligeros que te resultarán muy cómodas. Antes de empezar a meter ropa como loco consulta la previsión del tiempo para la zona a la que viajas.

Procura tener ropa de calidad y que no se arrugue, te será mucho más cómodo que tener que contratar un servicio de planchado. Recuerda que el portátil y los cargadores deberían ir también en esta maleta. Si tienes que llevar documentación importante puedes hacerlo en un maletín rígido. Consulta si tienes que hacerte con un adaptador de corriente.

3. Alojamiento

A la hora de ahorrar en las reservas del alojamiento, debemos escoger uno que se encuentre en una buena ubicación, cercano tanto al aeropuerto como al lugar donde tengamos que negociar. Si vamos a trabajar desde el hotel debemos asegurarnos de que cuente con Wifi y vaya incluida en la tarifa.

4. Organizando el tiempo

Es bueno llevar un esquema ya preparado, obviamente siempre surgirá algún imprevisto que nos obligará a reorganizar la agenda por eso debemos dejar margen de maniobra al elaborarla.

Además, es aconsejable que intentemos saber algo del país al que viajamos para poder aprovechar nuestro tiempo libre y saber cuáles son los principales puntos que queremos conocer.