La organización de los viajes de fin de curso pueden llegar a ser una tarea estresante para el responsable de ello. Suelen ser los padres de algunos alumnos o el profesorado del centro los encargados de la gestión. En otras ocasiones cuando los alumnos ya son estudiantes universitarios, son ellos mismos junto con el delegado quienes se encargan de todo el proceso organizativo.

Los viajes de fin de curso suelen realizarse en época primaveral, etapa del calendario que no afecta a los exámenes finales y ofrece el clima más idóneo. Para que esto pueda darse en esa fecha, la organización de debe comenzar a principios de curso, para que dé tiempo de reservar todo lo necesario.

La organización de un viaje en grupo de fin de curso suele ser más compleja en comparación con la de otro tipo de desplazamientos, y es que a este suelen acudir un gran número de personas, por lo general muy jóvenes, que dificultan el proceso.

Cómo organizar un viaje fin de curso con éxito

Para que todo salga según lo previsto y se cumplan los plazos necesarios para que el viaje pueda realizarse, a continuación encontrarás los pasos claves que puedes seguir:

Primer paso: elegir el destino

Lo mejor es acudir a una agencia de viaje y pedir presupuestos de los diferentes destinos. Una vez los tenga todos, se seleccionarán aquellos que se ajusten mejor a la situación.

La presentación de los destinos es muy compleja ya que no todo el grupo deseará ir al mismo lugar. Pero el organizador acotará el terreno ofreciendo aquellos que ya haya seleccionado previamente. La elección final se hará por votación, luego se fijará el presupuesto y establecerá una fecha de pago límite antes de la reserva.

¿No os ponéis de acuerdo? Aquí tienes un listado de los mejores destinos para un viaje de fin de curso inolvidable.

Segundo paso: reserva del viaje

Una vez el viaje ha sido aceptado, con el presupuesto de viaje que va implícito en el acordado, es necesario realizar la reserva del viaje. Las agencias suelen facilitar mucho este trámite, y dejando de fianza una parte del dinero para que el viaje quede reservado.

El dinero es clave en esta parte, así es fundamental recaudar todo el monto solicitado antes del pago final, para evitar disgustos y problemas.

Tercer paso: datos y pago final

En la fecha de viaje elegida previamente se solicitarán los datos de todas las personas que vayan a realizar el viaje y se recaudará el dinero restante para poder hacer el pago final del trasporte y el alojamiento.

En necesario hacerlo todo muy escalonado, fijando fechas inamovibles para que nadie pueda retrasar todo el proceso. Una vez se haya pagado todo y se haya hecho la reserva del alojamiento y de los diferentes medios de transporte que se usarán, será necesario hacer reuniones de seguimiento.

Cuarto paso: reuniones de seguimiento

Una vez que todos los alumnos hayan ingresado, los organizadores hayan pagado el viaje de ida y vuelta, concretado las reservas y acordado con las diferentes agencias el transporte, llega la hora de que mensualmente, antes de que el viaje se haga efectivo, se realicen reuniones de seguimiento con los alumnos.

Estas reuniones consisten en informar sobre la cantidad de equipaje que pueden llevar, sobre las normas que se deben seguir y explicar el recorrido que se hará durante el viaje.

Quinto paso: El día previo

El día antes del viaje se aconseja que el organizador mande un correo informativo a todos los involucrados recordándoles, la hora, el lugar, el dinero y los útiles imprescindibles que se necesitarán durante el viaje.

Puede parecer muy obvio, pero es muy habitual que los estudiantes olviden muchos datos y documentos; por ello, este correo divulgativo ayuda a evitar retrasos y disgustos finales.